Wet AVG

Zoals u allen ongetwijfeld hebt gehoord, is op 25 mei 2018 de nieuwe wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking getreden.

Natuurlijk hebben wij als Midoost daar ook direct mee te maken. Denk maar eens aan de ledenlijst, de mailing, post, vermelden van namen op Facebook en het gebruik van onze website. Dit geldt niet allen voor u als leden maar ook voor begeleiders en juffen, beheerder van de website. Eigenlijk voor ieder die direct of indirect met SV MidOost te maken heeft. Hieronder geven we duidelijkheid hoe alles in zijn werk gaat.

1. Om welke gegevens gaat het?
Als u lid wordt van SV MidOost vragen wij u een inschrijfformulier in te vullen. 
Belangrijk voor ons zijn - ingangsdatum lidmaatschap.

* Geslacht
* Naam
* Adres
* Geboortedatum
* Telefoonnummer
* Email adres
* Bankrekeningnummer
* De les waar u aan deelneemt
* Handtekening

Van onze betaalde werknemers vragen we daarnaast nog het Burgerservicenummer.

2.      Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Alle gegevens worden vastgelegd in het ledenadministratie systeem. Hiermee worden ledenlijsten en presentielijsten gemaakt. Ook word hiermee de contributie facturering gedaan. Er kunnen email lijsten worden gemaakt voor gerichte mail aan de leden.

Voor werknemers hebben we gegevens nodig om hun salarissen en declaraties te kunnen betalen.

3.      Met wie delen wij deze gegevens?
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor intern gebruik binnen de vereniging. Doorgeven aan derden gebeurt alleen als we dat verplicht zijn. We zijn verplicht om de sportbond KNGU de gegevens ter beschikking te stellen t.b.v. de bondscontibutie en voor inschrijvingen van leden voor opleidingen en wedstrijden mogelijk te maken. Voor werknemers zijn we verplicht bepaalde gegevens aan de belastingdienst door te geven. Van bestuursleden worden gegevens gedeeld met de kvk. Daarnaast word van werknemers de gegevens gedeeld met het bedrijf van de salarisadministratie.

 
4.      Hoelang bewaren we deze gegevens?
De gegevens worden tot 5 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap bewaard. Voor werknemers bestaat een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

 
5.      Hoe beveiligen we deze gegevens?
We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om deze gegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik, diefstal of verlies.

Papieren dossiers staan in afgesloten kasten, digitale dossiers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord. De kaderleden zijn geïnstrueerd geen gegevens aan derden door te geven.

6.      Hoe gaan we om met deze gegevens op onze websites, email en sociale media?
In principe blijft het gebruik van deze gegevens van leden beperkt tot naam en mogelijk een foto. Op het inschrijfformulier heeft het lid verklaard geen bezwaar te hebben tegen publicatie van beeldmateriaal. Emails die vanuit de vereniging emailaccounts worden verstuurd naar groepen van leden worden altijd verstuurd via bcc zodat leden elkaars email adres niet kunnen zien.

7.      Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van de gegevens dan vragen wij u hierover contact met het bestuur op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

8.      Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan gerust contact met iemand van het bestuur op.